Почему нужен проектный электронный документооборот?

Проектные компании постоянно сталкиваются со множеством нетривиальных задач, которые влияют на качество и длительность выполнения проектов. Это и неопределенности по срокам проектирования из-за затягивания различного рода согласований, и меняющиеся требования технического задания, и взаимозависимость от субподрядных организаций и т.п.

Директор проектной компании стремится хотя бы на уровне своей организации каким-то образом спланировать, спрогнозировать процесс проектирования. Для этого, как правило, используется устоявшаяся в компании файловая организация хранения информации, электронная почта, мессенджеры, графики работ, облачные хранилища и другие привычные, «подручные» средства.

И, используя эти «подручные» средства, Директор и ГИП не имеют актуальную информацию о ходе выполнения проекта, кто-то что-то забыл сохранить, отправить или не выполнить, потому что «много дел» и т.п.

Можно и дальше описывать, как неструктурированно происходит процесс проектирования, и какие временные и финансовые потери несут проектные компании, но лучше поговорить о том, каким образом такую ситуацию можно значительно улучшить.

Идея управления проектами на базе систем электронного документооборота не нова! И примеров систем разных правообладателей много, достаточно «спросить у интернета». В нашей практике тоже есть такие примеры.

Анализируя распространенные системы электронного проектного документооборота, наша компания, как ведущая компания по распространению и техническому обслуживанию САПР и ТИМ, пришла к выводу, что наиболее интересное решение - это программное решение Pilot от разработчика отечественных инженерных решений "АСКОН". Линейка включает несколько систем для управления проектными данными и цифровой информационной моделью объекта капитального строительства: Pilot-ECM, Pilot-ICE Enterprise, Pilot-BIM.

Pilot – это платформа, на которой базируются нескольких систем с возможностью решения разных управленческих и проектных задач.

Рассмотрим, какие же задачи решает каждая из этих систем.

Pilot-ECM

Это классическая система организационно-распорядительного документооборота для планирования работы организации, загрузки сотрудников, контроля выполнения работ, организации работы удаленных подразделений и сотрудников.

Система Pilot-ECM организует единое информационное пространство по каждому проекту для систематизации документов и процессов. Документы не теряются, фиксируются даты, ответственные. По проекту и отдельным документам формируются задания, назначаются сроки и исполнители. История всех действий сохраняется в системе, и по ним можно строить различные отчёты.

Входящая документация из электронной почты регистрируется в Pilot в автоматизированном режиме с заполнением необходимых атрибутов.

Директор видит общий ход выполнения проекта на уровне организационно-распорядительных документов.

НО… Директор, используя Pilot-ECM, не сможет управлять процессом проектирования.

Pilot-ICE

Какие дополнительные возможности предоставляет система Pilot-ICE?

Это все, что необходимо для коллективной работы проектировщиков.

В хранилище Pilot-ICE размещаются все версии загруженных файлов проекта (можно всегда откатить назад и в то же время иметь последнюю, актуальную версию).

Рассмотрим типовой сценарий работы с проектной документацией.

В среде Pilot-ICE инженер ВК открывает электронный документ (XPS-документ), созданный архитектором. Анализируя план 1 этажа, измеряя площади помещений, проверяя требования к разделу ВК в ТЗ, инженер ВК понимает, что план 1 этажа нужно подкорректировать.

Инженер ВК может сформировать замечание на самом плане 1 этажа, сообщить о своих пожеланиях архитектору в чате, поставить статус задания от ГИП на проектирование ВК «Отложено» и указать причину.

Участники этого процесса, ГИП и Архитектор, увидят уведомление.

Далее ГИП принимает решение и формирует очередное задание Архитектору и Инженеру ВК. При этом можно построить отчет по заданиям, в котором фиксируется содержание задания, исполнители, сроки, статусы, что позволяет делать аналитические выводы о ходе выполнения проекта.

Как только Архитектор загрузит обновленный электронный документ (XPS-документ) с планом 1 этажа, инженер ВК и ГИП получают уведомление, и итерация по взаимодействию участников повторяется.

При этом не надо забывать, что уровень доступа к проекту, заданию, документу, файлу может быть настроен с разными правами. У ГИП – доступ ко всему проекту (со всеми документами, чертежами, согласованиями), а для Архитектора и Инженера ВК – только к папке с соответствующими разделами проекта.

Функционал Pilot-ICE позволяет экспортировать проект, подписывать документы электронными подписями

Казалось бы, что еще нужно? Коллективная работа (в том числе и на удаленке) проектировщиков организована, процесс проектирования отслеживается, отчетность формируется.

НО…. Проект же выполняется для кого-то!!!! Для заказчика! Для экспертизы! Для застройщика!

Pilot-ICE Enterprise

В системе Pilot-ICE Enterprise, помимо вышеописанных возможностей Pilot-ICE, реализованы пакетная печать, компоновщик многостраничных документов, хранящихся в среде общих данных Pilot, возможность импорта/экспорта проекта для заказчика или для экспертизы, полнотекстовый поиск по всем загруженным в Pilot документов.

Так же формируется журнал действий пользователей для контроля и понимания в случае возникновения ошибок в работе с Pilot.

Использование систем Pilot-ICE и Pilot-ICE Enterprise приводит к сокращению времени на подготовку документации/выполнения проектов, к контролю своевременности выполнения задач, улучшению взаимодействия всех участников проектного процесса.

НО… Время не стоит на месте! Не буду перечислять законодательную базу, просто упомяну уже общепринятые термины – BIM, или ТИМ, или цифровая информационная модель (ЦИМ). И информационные требования в Техническом задании на проектировании!

Pilot-BIM

Уникальность системы Pilot-BIM заключается в том, что система анализа цифровой информационной модели включает в себя функциональность по работе с проектным документооборотом, описанный выше.

Рассмотрим сценарий работы над проектом с применением ТИМ.

В Pilot-BIM загружается консолидированная цифровая модель проекта в формате IFC, т.е. загружаются цифровые информационные модели по разделам проекта, например, ЦИМ АР (Архитектурные решения) и ЦИМ ВК (раздел Водоснабжения и канализации).

Архитектор и Инженер ВК анализируют свои ЦИМ и «состыковку» ЦИМ АР и ЦИМ ВК на предмет выполнения информационных требований, указанных в ТЗ, например, по привязке к уровням (высотным отметкам), на соответствие классам IFC, на заполнение элементов атрибутами, на отсутствие коллизий (недопустимых пересечений). Для этого используют стандартные инструменты (просмотр, отображение видимости, точки взгляда, секущие плоскости, отображение свойств, отчеты, проверка на коллизии), которые имеются во всех аналогичных системах.

Но главное, на элементы ЦИМ можно написать замечание, назначить ответственного, отследить выполнение с разными статусами.

Эти замечания увидят все участники проекта с соответствующими правами (ГИП, Директор, другие проектировщики). Для анализа хода выполнения удобно сформировать отчет по замечаниям

В чате организуется переписка всех участников проекта, что ускоряет решение текущих вопросов. Проектировщики могут в автоматическом режиме сравнить версии ЦИМ, связать ЦИМ с документацией.

Таким образом, в нашем примере Архитектор и Инженер ВК взаимодействуют в «среде» цифровых моделей, ускоряя процесс принятия решений, оставаясь в рамках всего процесса электронного документооборота.

Поэтапное внедрение системы имеет ряд преимуществ:

- «мягкое» внедрение. Сотрудники постепенно привыкают работать в системе, начиная с привычных задач (положить письмо, документ в папку проекта в единое хранилище с фиксацией даты, исполнителя, ограничить права доступа, сформировать несложное задание, отследить его выполнение, проанализировать отчет). При переходе с одной редакции Pilot на другую сотрудник в привычной для него среде осваивает только расширение по функционалу.

- затраты на систему распределяются по времени, бюджетируются

- внедрение системы незначительно влияет на изменение привычного процесса

И в заключение.

Директор стремится не тратиться на то, без чего можно обойтись. Это так! Но можно ли обойтись в наши «скоростные» времена без автоматизации? Автоматизация определяет, кто впереди!

ООО «Си Эс Трэйд», г. Калининград